歐洲專利局（EPO）推動無紙化專利流程

【資料來源：EPO官網】

數位化轉型

歐洲專利局2023年的戰略計畫中，第二項目標就是「數位化轉型」（Digital transformation）。為了達成這項目標，EPO主要採取措施如下：

1.          採用專利工具，透過模組化和可擴充的方法，支持點到點的電子專利申請審核流程；

2.          改進現有EPO工具，管理高品質的在先技術資料庫（manage high-quality prior-art libraries）

3.          開發新的線上用戶參與（develop new online user engagement）；

4.          與其他智慧財產局一起施行通用工具（implement common tools）；

5.          繼續提供數位化、現代化的企業服務，包括人力資源、財務、一般行政和文件管理；

6.          建構創新生態（build an innovation ecosystem）；

7.          建立IT供應商管理職能，修訂IT採購政策；

8.          提高EPO系統的敏捷性、可靠性與安全性。

EPO在這個戰略計畫架構下，啟動了一項重大計畫，以改變EPO和使用者互動的方式，提供完全數位化和無紙化的專利審核流程（patent granting process, PGP），這是實現上述目標的首要任務。

在此前提下，EPO啟動了一項「MyEPO roadmap」的多年計畫，以實現EPO使用服務現代化的目標，包括簡化使用者溝通交換訊息的方式，並引入新的組合管理工具。

2022年夏天，EPO在使用者對現行服務的回饋意見啟發下，推出了「MyEPO Portfolio」，這是一個提供使用者與EPO就專利申請線上交流和工作的平台，另外還有一個線上申請（Online Filing 2.0）和費用支付（Central Fee Payment）的平台，這二個平台就是MyEPO Portfolio針對歐洲專利（EP）和專利合作條約（PCT）相關程序使用的平台。從2022夏天起，EPO就持續根據EPO和使用者社群互動合作而設計、試用、實施開發平台新功能，最近開發的新功能有：

ü   2023年3月起EPO停止使用傳真，但在專利申請流程中還是可接收申請人傳入的傳真，預計2024年6月止不再接收傳真。取而代之的是一種新的應急上傳電子檔解決方案（a new contingency upload e-filing solution）。

ü   EPO開始試用「兩階段驗證法」，可以讓使用者在使用EPO服務時，不需實體smart card（或稱IC card/積體電路卡）。

ü   EPO正在和試行方案的參與者，一起試用其他新功能，預計在2023年7月向所有使用者公布。

2023年及2024年的「MyEPO roadmap」

這裡可以檢視MyEPO roadmap的兩個試行階段和正在引入的十六個主要功能，以及計劃將停用的六項現有服務，其中包括舊郵箱（old Mailbox）和「我的文件」（My Files）服務，由於MyEPO Portfolio已經提供了改善的功能，所以這兩項服務都將於2024年6月停用。

MyEPO Portfolio主要的新功能

(一) 使用者訪問/登入

ü   訪問/登入MyEPO服務的實體smart card，將有現代化的替代方式，所以從2024年1月起，EPO將不再發送新的smart card，現有的smart card將於2025年1月停售。

ü   引進應用程式介面（Application Programming Interface, API），用於將 EPO 郵箱通訊資料下載到智慧財產權管理系統。

(二) 使用者互動

ü   與審查人員在線上互動以調整請求項和描述。

ü   國際代理人和非歐洲申請人的電子PCT通訊，發送到EPO郵箱。

ü   回覆EPO訊息（擴展歐洲檢索報告、檢索主題邀請、Euro-PCT 檢索報告）的新選項。

(三) 使用者自助服務

ü   請求更改敘述（representation），更改書目、撤回申請。

ü   請求更改歐洲專業代表名單中的項目。